Lưu Ý Khi Lựa Chọn Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện

lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện vô cùng quan trọng. Để một sự kiện diễn ra thành công đòi hỏi sự chỉnh chu, tỷ mỷ trong từng hạng mục. Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quyết định đến sự kiện đó. Đây là một trong những khâu quan trọng cần lưu ý của người tổ chức. Hãy cùng Thái Hương Media tìm hiểu những lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức nhé!

Tùy vào tính chất của sự kiện mà địa điểm tổ chức sẽ được thay đổi linh hoạt. Việc đầu tiên, bạn cần phải xác định loại hình sự kiện của bạn là gì? Khai trương, khánh thành, lễ kỷ niệm, tiệc tất niên, lễ ra mắt sản phẩm,… Bên cạnh đó, yếu tố về quy mô, ngân sách, khách mời cũng là điều quan trọng.

Vị trí của địa điểm tổ chức

Yếu tố đầu tiên cần quan tâm chính là vị trí của địa điểm tổ chức. Địa điểm tổ chức sự kiện nên nằm tại trung tâm thành phố, gần các trục đường lớn, đảm bảo việc giao thông thuận tiện. Đừng coi thường vấn đề này. Nếu địa điểm của bạn nằm tại vị trí bất lợi, khó khăn trong việc tìm kiếm thì có thể ảnh hưởng đến sự tham dự của khách hàng cũng như thời gian tổ chức sẽ bị delay.

Với những sự kiện dài ngày, bạn cần lựa chọn địa điểm phù hợp, gần với khách sạn, nhà nghỉ hay resort để thuận tiện cho việc tổ chức.

lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Dịch vụ xung quanh

Dịch vụ xung quanh cũng là một yếu tố quan trọng. Nếu địa điểm tổ chức sự kiện của bạn nằm tại trung tâm, xung quanh đầy đủ các dịch vụ, tiện nghi thì bạn sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Sự kiện của bạn sẽ được nâng tầm giá trị. Đồng thời, bạn sẽ chủ động hơn trong việc xử lý các tình huống phát sinh.

Không gian phù hợp

Không gian cần phải đi khảo sát để đảm bảo sự phù hợp với sự kiện. Bạn cần khảo sát các khu vực như sảnh chính, hành lang, sảnh tiệc, khu vực liên quan,…Hãy chọn một nơi có không gian rộng rãi, thoáng mát để thuận tiện cho việc tổ chức.

Không gian nên phù hợp với số lượng khách mời tham dự. Nếu chương trình của bạn có ít khách tham dự, đừng nên lựa chọn một không gian quá lớn. Điều đó sẽ khiến loãng chương trình. Ngược lại, với sự kiện có đông khách tham dự, hãy lựa chọn không gian để khách mời đủ cảm thấy thoải mái, không bị ngột ngạt, gò bó.

Khảo sát các dịch vụ đi kèm khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Ngoài địa điểm, hãy khảo sát thêm các dịch vụ như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu,…Nếu địa điểm tổ chức sự kiện có trang bị những yếu tố này sẽ giúp bạn tiết kiệm tương đối chi phí.

Chi phí thuê mặt bằng

Chi phí thuê địa điểm còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: vị trí, diện tích, tiện ích, dịch vụ,… Để đảm bảo chi phí hợp lý, bạn hãy tham khảo giá thành nhiều nơi trước khi đi đến quyết định chính thức. Bạn cần cân nhắc những yếu tố ưu tiên để lựa chọn địa điểm có giá thành phù hợp. Nếu như gặp khó khăn, bạn có thể tìm đến các đơn vị hỗ trợ, tổ chức sự kiện để được tư vấn.

An ninh sự kiện

Mức độ an toàn của khách tham dự luôn được đặt lên hàng đầu. Khi khảo sát địa điểm, bạn hãy quan tâm đến các yếu tố như phòng cháy chữa cháy, an ninh, lối thoát hiểm, cách sơ tán khi gặp sự cố,…

Phân phối nhân sự đảm bảo hiệu suất trong sự kiện

Trung tâm tổ chức sự kiện gần đồn cảnh sát hay bệnh viện là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn.

Khu vực đỗ xe

Đã rất nhiều sự kiện thất bại, gây ảnh hưởng giao thông bởi không chú trọng đến khu vực đỗ xe. Với những sự kiện lớn, lượng xe lưu thông nhiều thì bãi đỗ xe cũng quyết định không nhỏ đến thành công sự kiện. Thông thường, tại các trung tâm hội nghị, nhà hàng hay khách sạn đều được trang bị khu vực này. Tuy nhiên, nếu bạn tổ chức ngoài trời, ngoài công viên thì đây là yếu tố vô cùng khó khăn. Hãy cân nhắc kỹ để tránh gặp những rắc rối không đáng có nhé!

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ hạng mục trong sự kiện đó. Chính vì thế, đây là khâu quan trọng cần quan tâm. Để lựa chọn địa điểm ưng ý, bạn hãy lên danh sách các tiêu chí và yếu tố cần thiết cho một sự kiện. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một địa điểm phù hợp, hãy liên hệ với Thái Hương Media. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những dịch vụ hàng đầu.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *