Yếu tố tạo nên sự thành công của tổ chức sự kiện

Sự kiện là một trong những lĩnh vực không thể thiếu, có thể coi là xu hướng hiện nay. Đây là công cụ để doanh nghiệp hoạt động, tiếp thị, xúc tiến quảng bá hiệu quả. Thông qua sự kiện, doanh nghiệp có thể truyền tải được hình ảnh, chiến lược đến rộng rãi khách hàng.Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện thành công không phải điều đơn giản. Hãy cùng Thái Hương Media tìm hiểu làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công nhé!

Nghiên cứu

Nghiên cứu được cho là một trong những bước quan trọng nhất trong một quy trình tổ chức sự kiện. Nghiên cứu là tiền đề quyết định những bước sau của bạn có thật sự hiệu quả hay không. Trước khi lập kế hoạch tổ chức, bạn cần nghiên cứu để nắm bắt thông tin cơ bản nhất của sự kiện.

– Chủ đề của sự kiện là gì?

– Mục tiêu tổ chức như thế nào?

– Thông điệp ra sao?

– Đối tượng và số lượng khách mời

– Ngân sách dự kiến

Tất cả các thông tin này sẽ giúp bạn có cơ sở để thiết lập nên một sự kiện thành công

Xây dựng concept, chủ đề sự kiện

Điểm khác nhau và nổi bật giữa sự kiện của bạn và người khác chính là ý tưởng. Sự kiện có thành công hay không, để lại ấn tượng, hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào điều này. Đối với sự kiện, yếu tố yêu cầu đầu tiên là sự sáng tạo và khả năng thích ứng. Nếu bạn không vận dụng thông minh chủ đề, concept thì dù có ngân sách lớn, sự kiện sẽ không để lại ấn tượng gì.

concept trong tổ chức sự kiện

Ý tưởng sự kiện phụ thuộc vào các yếu tố

  • Không gian và thời gian: Tùy thuộc vào đối tượng khách hàng, không gian cũng như thời gian mà các ý tưởng được vận dụng khác nhau. Đưa ra ý tượng dựa trên điểm đặc biệt của khách hàng, thế mạnh của không gian tổ chức,…là một sự lựa chọn thông minh.
  • Tham khảo ý tưởng: Bạn có thể tham khảo ý tưởng từ đơn vị khác. Từ đó, kết hợp và đưa ra ý tưởng mới mẻ của riêng mình.
  • Ý tưởng từ cuộc sống hàng ngày: Đôi khi những thứ xung quanh chúng ta sẽ là nguồn cảm hứng bất tận cho bạn. Thậm chí, chỉ cần một ngôi nhà với kiến trúc đẹp, một bộ phim độc đáo cũng giúp bạn cho ra đời những ý tưởng sáng tạo. Vận dụng những yếu tố đó cũng là một cách khá ấn tượng để lên ý tưởng.

Thiết kế sơ bộ sự kiện

Ở khâu thiết kế, ý tưởng của bạn sẽ được hiện thực, cụ thể hóa. Thông thường trong khâu thiết kế, những vấn đề được làm rõ sẽ là:

  • Địa điểm: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng hay không gian ngoài trời, bãi biển,…
  • Thời gian tổ chức
  • Chủ đề, concept chương trình
  • Kịch bản, timeline chi tiết
  • Thiết kế hình ảnh, poster,…

Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện

Lập kế hoạch tổ chức sẽ chi tiết hóa tất cả các vấn đề trong sự kiện. Bước này buộc bạn phải bao quát tất cả mọi vấn đề để đưa ra một kế hoạch hoàn hảo nhất.

Kế hoạch của một sự kiện bao gồm:

  • Nhân lực phục vụ sự kiện
  • Kế hoạch truyền thông
  • Checklist các thiết kế, thiết bị cần dùng
  • Ngân sách dự kiến
  • Dự đoán và đưa ra phương án phòng ngừa rủi ro

Lập kế hoạch và chi tiết hóa mọi vấn đề trong sự kiện

Thực Hiện Kế Hoạch

Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.

Chuẩn bị sự kiện

Sự kiện buộc phải chuẩn bị trước 1-2 ngày tùy thuộc vào quy mô. Công tác chuẩn bị nên được thực hiện một cách chu đáo. Bước chuẩn bị không được xảy ra bất kì sai sót nào. Nếu có sai sót, sự kiện khi tổ chức sẽ gặp nhiều vấn đề phát sinh. Hãy lập ra bảng theo dõi tiến độ để có thể thực hiện công tác chuẩn bị một cách chỉnh chu nhất.

Tiến Hành Thực Hiện Chương Trình

Khi có một kế hoạch hoàn chỉnh, hãy đi vào tiến hành thực hiện chương trình. Điểm cần lưu ý trong khâu này là những phát sinh, rủi ro trong sự kiện. Khi tổ chức, bạn phải là người đủ bản lĩnh, bình tĩnh để giám sát, điều chỉnh nhân sự. Nhân sự phải được điều động để giải quyết các sự cố phát sinh. Nếu giải quyết được vấn đề này coi như sự kiện thành công.

Phân phối nhân sự đảm bảo hiệu suất trong sự kiện

Phân phối nhân sự đảm bảo hiệu suất trong sự kiện

Kết Thúc Sự Kiện

Nhiều nhà tổ chức  vô cùng chủ quan trong vấn đề này. Dù sự kiện có thật sự thành công đến mấy cũng không tránh khỏi những sai sót, hạt sạn nhỏ. Sau khi quyết toán với khách hàng, việc đầu tiên cần làm là rà soát lại công tác tổ chức. Từ đó, đội ngũ cùng nhau góp ý, rút ra bài học và giúp nhau phát triển hơn trong sự kiện tiếp theo.

Hi vọng những chia sẻ trên đây sẽ mang lại cho bạn những kiến thức bổ ích. Thái Hương Media sẽ hỗ trợ bạn trong giải pháp truyền thông và sự kiện. Chúc bạn sẽ sở hữu cho mình sự kiện thành công rực rỡ!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *