Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thái Hương Media là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, Thái Hương Media đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ với nhiều thông điệp, chủ đều khác nhau. Để đạt được thành công đó, đội ngũ Thái Hương Media luôn tuân thủ nghiêm ngặt một quy trình đúng chuẩn. Hãy cùng tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Thái Hương nhé!

Nhận thông tin để tổ chức

Thông tin là yếu tố quan trọng đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện. Việc thống nhất thông tin giữa khách hàng và đội ngũ quyết định chính đến sự kiện diễn ra. Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn cần phải nắm bắt thông tin từ thương hiệu, khách hàng. Ở bước này, bạn cần nắm sơ bộ về mục đích, lý do tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, các yếu tố về đối tượng, số lượng người tham gia cũng cần quan tâm. Từ đó, đội ngũ sẽ xác định được quy mô và nhu cầu của khách hàng để triển khai dự án.

quy trình tổ chức sự kiện

Sáng tạo Concept và Theme

Xây dựng concept và theme tốn khá nhiều thời gian. Việc này cần phải dựa trên đặc điểm của sản phẩm, thông điệp thương hiệu. Đồng thời, bạn cần phải tìm hiểu hành vi và nhu cầu của khách hàng. Từ đó, yếu tố về truyền thông cũng được chú trọng và cân nhắc.Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.

Lập kế hoạch trong quy trình tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch là việc hiện thực hóa concept. Concept sẽ trở nên vô nghĩa nếu nó không được đưa vào kế hoạch thực hiện. Bạn cần phải phác thảo kế hoạch dựa trên ý tưởng đó. Kế hoạch sẽ là công cụ giúp khách hàng nhìn rõ ra được ý tưởng, nội dung chương trình, quá trình thực hiện,…

Kế hoạch giúp đội ngũ thực hiện dễ dàng hơn khi set-up, chuẩn bị.

  • Thiết kế: Các thiết kế ảnh hưởng trực tiếp đến ” mặt mũi” của sự kiện. Bạn cần phải chú ý đến các thiết kế như: băng rôn, vé mời, backdrop, standee, tờ rôi, phối cảnh sân khấu,… Phần thiết kế càng được đầu tư bao nhiêu thì sự kiện càng thu hút bấy nhiêu. Thiết kế cũng là cách biểu đạt tốt nhất cho concept và theme.
  • Dự trù chi phí: Chi phí cần được quan tâm chặt chẽ. Ngoài các chi phí cố định, bạn nên dành một phần chi phí phát sinh đề phòng các yếu tố không may xảy ra.

Thuyết trình kế hoạch

Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.

Triển khai thực hiện

Đây là bước vô cùng quan trọng. Ở bước này, chuyên viên tổ chức sự kiện phân bổ công việc hợp lý, đảm bảo được nhân sự và tiến độ công việc.

Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)… và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.

Trong sự kiện

Sự kiện đôi khi không diễn ra như mong muốn. Sự kiện của bạn được tạo nên từ nhiều yếu tố. Trong đó, các yếu tố ngoại cảnh là yếu tố bạn không thể tác động và kiểm soát. Thái Hương Media sẽ đưa ra một vài ví dụ dễ hiểu:

  • Thời tiết xấu: Nếu sự kiện của bạn ngoài trời, thời tiết ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả sự kiện. Thời tiết mưa, nắng không thuận lợi sẽ khiến sự kiện diễn ra theo chiều hướng tiêu cực.
  • Nhân vật, khách mời delay: Việc sự kiện bị delay là điều thường thấy. Khách mời, ca sĩ, diễn viên,…bỏ sót thời gian và không có mặt đúng giờ như mong muốn.
  • Vấn đề an ninh, vệ sinh: Đây là vấn đề khách quan mà bạn ít có thể tác động.

Tuy nhiên, nếu bạn có một kế hoạch hoàn hảo thì sự kiện sẽ ổn định và ít rủi ro hơn. Việc bạn cần làm là đề phòng và lên phương án cho những rủi ro đó. Việc có kế hoạch trước sẽ giúp bạn vững vàng hơn. Đồng thời, giảm thiểu được rắc rối, thiệt hại mà chúng mang lại.

Đánh giá, tổng kết và báo cáo quy trình tổ chức sự kiện

Không có sự kiện nào là hoàn hảo. Bất kì sự kiện nào cũng sẽ có ưu, nhược điểm khác nhau. Tổng kết là bước giúp đội ngũ nhân sự nhận ra được điều đó để cải thiện.

  • Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ,…
  • Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo…Các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm.

Việc rút kinh nghiệm sẽ giúp bạn cải thiện được những event tiếp theo tốt hơn và thành công hơn.

Tuân thủ một quy trình tổ chức sự kiện đúng chuẩn sẽ khiến sự kiện của bạn thành công và giảm thiểu tối đa các rủi ro gặp phải. Hãy tham khảo quy trình tổ chức sự kiện của Thái Hương Media để trang bị cho mình những kiến thức bổ ích nhất nhé!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *